In einem kürzlich erschienenen Beitrag haben wir die Perspektive eines Kunden auf die Erstellung einer LIMS-Anforderungscheckliste geteilt, um eine Auswahlliste von LIMS-Anbietern zu erstellen und schließlich eine Plattform auszuwählen. In diesem Beitrag besprechen wir eine der größten Herausforderungen, mit denen Laborleiter und IT-Teams konfrontiert sind, wenn sie eine Ausschreibung für ein neues LIMS versenden: Verwirrende Terminologie.
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Käufer von Labor-Informations-Management-Systemen (LIMS) werden (zugegebenermaßen von den Anbietern!) unweigerlich mit einem Übermaß an Schlagwörtern konfrontiert.
Einige von ihnen sind weithin bekannt - nehmen Sie zum Beispiel Konfiguration versus Anpassung. Jede einigermaßen vernünftige Person in einem Labor wünscht sich ein LIMS, das nur minimale bis gar keine Anpassung erfordert und große Flexibilität in Bezug auf Konfigurationen bietet.
LIMS-Anpassungen können nützlich sein - aber sie haben bekannte Nachteile. Die Anpassung erfolgt in der Regel nur durch den Anbieter und verwendet häufig Programmiersprachen, die nur dem Anbieter oder den Expertenressourcen bekannt sind. Diese Anpassungen fallen in der Regel nicht unter die Software-Support- und Wartungsverträge des Anbieters.
Auf der anderen Seite bedeutet Konfiguration im Allgemeinen, Systemeinstellungen zu ändern und Stammdaten innerhalb der Anwendung selbst zu erstellen - und dies kann vom Anbieter oder einem geschulten Benutzer durchgeführt werden. Konfigurationen bestimmen, wie Ihre Workflows implementiert werden, aber sie verursachen keine Änderungen an der Anwendungsprogrammierung oder Datenstruktur, die den Systemaufbau ausmachen. Am wichtigsten ist, dass die Konfigurierbarkeit in den Support- und Wartungsverträgen der Anbietersoftware enthalten ist. Konfigurationen bleiben in Ihren zukünftigen Softwareversionen erhalten und verursachen keine Probleme bei Upgrades oder Patches.
Aber abgesehen von dieser Unterscheidung zwischen (böses Wort) Anpassung und (gutes Wort) Konfiguration ist es wichtig, dass Sie verstehen, was Ihr LIMS-Anbieter am Tag der Inbetriebnahme tatsächlich bereitstellen wird.
Und hier stellen die Schlagwörter und die Terminologie, die ich zuvor erwähnt habe, eine Herausforderung dar.
Für jedes Team, das den Prozess des Kaufs eines LIMS durchläuft, kann es schwierig sein, die Erwartungen zu verstehen, was zum Teil auf die verschiedenen Begriffe zurückzuführen ist, die in LIMS-RFPs verwendet werden. Ein Großteil dieser Terminologie ist oft schlecht definiert. Aus diesem Grund können die Angebote von Anbietern - manchmal auch absichtlich - irreführend sein.
Es gibt zwei spezifische Themenbereiche, die im Allgemeinen für Verwirrung sorgen: Systemfunktionen und Out-of-the-Box (OOTB).
Systemfähigkeiten und -funktionen
Ausschreibungen signalisieren in der Regel Anwender- und technische Anforderungen, indem sie angeben, dass das LIMS "in der Lage sein muss" oder "die Fähigkeit haben muss,", gefolgt von einer Liste verschiedener Anforderungen.
Aber was bedeutet "fähig zu" oder " in der Lage zu"? Beides kann so verstanden werden, dass das System "in der Lage ist, zu einem bestimmten Zeitpunkt von jemandem gebaut oder konfiguriert zu werden", um eine Aufgabe oder Funktion zu erfüllen. Dies unterscheidet sich deutlich von "der LIMS-Anbieter muss dies tun und während des Projekts vor dem Go-Live bereitstellen".
Eine solche lockere Sprache des anfragenden Teams führt leicht zu Verwirrung. Wenn Sie die LIMS-RFPs auswerten, sehen Sie plötzlich überall Antwortanforderungsraster, die mit "Ja" gekennzeichnet sind. Dies führt dazu, dass Sie glauben, dass das betreffende System alle Funktionen enthält, auf die sich die Anforderungen Ihres Teams beziehen - was oft nicht stimmt.
Es ist wichtig zu verstehen, dass diese Täuschung beabsichtigt sein kann oder auch nicht. [Der LIMS-Anbieter arbeitet möglicherweise von einem anderen Verständnis dessen, was beschrieben wird.] Aber leider ist das Ergebnis dieser Trennung, dass Sie einen Anbieter auswählen, nur um später zu erfahren, dass:
- Sie nicht zum erwarteten Zeitpunkt in Betrieb gehen werden.
- Sie zusätzliche Ressourcen benötigen, um diese Arbeit durchzuführen.
- Sie den ursprünglichen LIMS-Vertrag abändern müssen, damit der LIMS-Anbieter die Arbeit durchführen kann.
- Sie viel mehr Geld ausgeben werden als erwartet.
Äpfel mit Äpfeln-Vergleiche
Es gibt viel zu viele Beispiele für Anforderungen, bei denen diese Unklarheit auftritt. Ein gängiges - und relativ einfaches - Beispiel sind Instrumentenschnittstellen.
Ein Hinweis darauf, dass das System "in der Lage ist oder die Fähigkeit hat, eine Schnittstelle zu zahlreichen GC-MS-Geräten zu haben", kann bedeuten, dass Sie diese Schnittstellen irgendwann erstellen möchten oder dass Sie möchten, dass sie an dem Tag installiert werden und funktionieren, an dem Ihr System in Betrieb genommen wird. Wenn Sie die Anforderung so schreiben, können Anbieter davon ausgehen, dass Sie Ersteres beabsichtigen. Sie können dann ein beeindruckendes Preismodell entsprechend erstellen, da sie nicht planen, die Arbeit im Rahmen des Angebotsprojekts zu erledigen.
Denken Sie daran, dass "Fähigkeiten und Funktionen", die zu einem späteren Zeitpunkt bereitgestellt werden sollen - im Gegensatz zum ersten Tag der Systemnutzung - wahrscheinlich Dinge sind, die von Ihren Mitarbeitern erstellt und konfiguriert werden müssen. Auch wenn Sie dadurch oberflächlich gesehen Geld auf dem Papier sparen können, täuschen Sie sich nicht: Ihre Ressourcenauslastung, um diese Änderungen vorzunehmen, wird die Fähigkeit Ihres Teams beeinträchtigen, normale Aufgaben zu erfüllen. Die endgültige Konfiguration wird wahrscheinlich auch aufgrund Ihrer minimalen Kenntnisse des Systems ineffizient sein und nicht die Anforderungen erfüllen, die Sie von Anfang an angegeben haben.
Sofort einsetzbares LIMS
Dieser Satz wird oft in Ausschreibungen ohne Erklärung verwendet. Zwei gängige Lesarten des Satzes sind:
- Funktionen, die Sie erhalten, wenn das LIMS installiert ist, ohne dass eine für Ihren Betrieb spezifische Konfiguration erforderlich ist.
- Funktionen, die Sie erhalten, wenn das LIMS installiert ist, mit Konfigurationen, die vom Anbieter speziell für Ihren Betrieb hinzugefügt werden.
Es ist allgemein anerkannt, dass "OOTB" Funktionen bezeichnet, die Sie ohne Anpassungen erhalten. Aufgrund der fehlenden Vorabklärung in der Ausschreibung ist es oft offen für Interpretationen, wie viel Konfiguration erforderlich (oder enthalten) ist. LIMS-Anbieter werden so antworten, wie sie die Frage lesen. Als Kunde erhalten Sie möglicherweise keine vergleichbare Antwort, und es kann schwierig sein, zu verstehen, was Sie im Rahmen Ihres Projekts erhalten werden.
Sie müssen sicherstellen, dass jeder Anbieter, der "OOTB" verwendet, Ihnen genau sagt, was er damit meint. Sie sollten Klarheit darüber schaffen, was am Tag der Inbetriebnahme Ihres Systems installiert und einsatzbereit sein wird und was zu einem späteren Zeitpunkt passieren wird.
So legen Sie LIMS-Anforderungsbedingungen fest
Hier sind die relevanten Bedingungen, die Sie sicherstellen sollten, dass sie in Ihrer Ausschreibung klar angesprochen werden.
Unabhängig davon, welche Rolle Sie im Einkaufsprozess spielen, müssen Sie und Ihr Team genau verstehen, was jeder LIMS-Anbieter sagt, wenn er eine Antwort auf Ihre Ausschreibung einreicht. Es ist unerlässlich, dass Sie sich darüber im Klaren sind, ob jeder Punkt in Ihrer RFP-Checkliste eine Funktionalität ist, die das System bei der Inbetriebnahme wirklich bietet.
Unser Engagement
LabVantage bevorzugt eine klare RFP-Sprache, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Wir verpflichten uns immer:
- Lieferung einer umfassenden Lösung, die Ihre benötigten Funktionalitäten zu Ihrem Go-Live-Datum bereitstellt.
- Bereitstellung einer prägnanten Beschreibung, per RFP-Antwort oder auf andere Weise, die klar angibt, wie diese Day-One-Lösung aussehen wird und ob es andere Funktionen gibt, die zu einem späteren Zeitpunkt angesprochen werden.
- Ein Preispunkt, der mit der tatsächlich zu erledigenden Arbeit übereinstimmt, zusammen mit detaillierten Erläuterungen dieser Arbeit im Angebot.
Wenn Sie diese Art von Zusagen nicht von einem LIMS-Anbieter erhalten, ist es wahrscheinlich, dass Sie erheblich mehr bezahlen und mehr Zeit aufwenden, als Sie zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung erwartet haben.
