Herausforderungen in Erfolg verwandeln: Best Practices für die LIMS-Implementierung

Sie implementieren ein Labor- Informations-Management-System (LIMS), und es scheint reibungslos zu verlaufen. Dann gerät der Prozess plötzlich aus dem Ruder.

Was machen Sie?

In diesem Beitrag beantworten wir diese Frage, indem wir einige Probleme bei der LIMS-Implementierung sowie einen Standardplan zur Behebung dieser Probleme behandeln. Wir führen Sie auch durch den Prozess der Durchführung einer Ursachenanalyse für ein schwer zu lösendes Problem.

Häufige Probleme bei der LIMS-Implementierung - und wie man sie behebt

Herausforderungen durch Widerstand gegen Veränderungen

Veränderungen sind schwierig, vor allem für diejenigen, die nicht in den Entscheidungsprozess involviert sind. Der Widerstand gegen eine Veränderung kann auf falsch ausgerichtete Erwartungen oder Unbehagen mit neuen Systemen zurückzuführen sein. Die Implementierung effektiver Change-Management-Strategien vor und während der LIMS-Einführung kann diesen Widerstand abschwächen. Hier sind einige vorgeschlagene Strategien:

• Vorteile kommunizieren: Erklären Sie Ihren Stakeholdern und Endbenutzern klar die Vorteile des LIMS-Systems und die Gründe für die Veränderung. Klären Sie Ziele, Anforderungen und Zeitpläne und besprechen Sie diese mit allen, um Widerstände abzubauen.
• Strategien aufeinander abstimmen: Stellen Sie sicher, dass Ihre internen Change-Management-Strategien mit dem Implementierungsplan Ihres Anbieters übereinstimmen, um eine Fehlausrichtung der Erwartungen zu vermeiden.
• Stellen Sie regelmäßige Updates bereit und benachrichtigen Sie die Stakeholder umgehend über Änderungen.

Probleme bei der Integration

Die Integration eines neuen LIMS in Ihre vorhandenen Laborinstrumente, Softwareanwendungen und Systeme von Drittanbietern kann zu Problemen bei der Datensynchronisierung und Interoperabilität führen. Um diese Herausforderungen zu meistern:

• Identifizieren Sie Integrationsanforderungen und Abhängigkeiten frühzeitig im Projektlebenszyklus.
• Arbeiten Sie bei Bedarf mit den Support-Gruppen für Drittgeräte und den IT-Teams zusammen.
• Führen Sie gründliche Tests und Validierungen von Integrationen durch, um einen nahtlosen Datenaustausch und Interoperabilität zu gewährleisten.

Ressourceneinschränkungen

Ressourcenbeschränkungen sind eine Tatsache im Geschäftsleben. Behalten Sie das im Hinterkopf und:

• Setzen Sie Prioritäten bei den Projektaufgaben, um Ressourcen für die wesentlichen Bedürfnisse bereitzustellen.
• Identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie Mittel umverteilen und zusätzliche Ressourcen gewinnen können.
• Kommunizieren Sie Ressourcenbeschränkungen und -anpassungen an die Stakeholder, um die Erwartungen zu erfüllen.

Schulungsbedarf

Eine der Hauptursachen für das Scheitern nach dem Go-Live und nachlaufende Leistungsindikatoren ist die unzureichende Schulung und Unterstützung der Endbenutzer bei der Verwendung des neuen Systems. Um Probleme rechtzeitig vor dem Go-Live-Datum zu vermeiden, gilt Folgendes:

• Bewerten Sie den Schulungsbedarf der Endbenutzer. Entwickeln Sie maßgeschneiderte Schulungen, die auf verschiedene Benutzerrollen und Qualifikationsstufen zugeschnitten sind.
• Bieten Sie fortlaufende Unterstützung und Ressourcen, um Bedürfnisse und Fragen zu erfüllen.

Schleichende Ausweitung des Umfangs

Die schrittweise Erweiterung des Projektumfangs kann zu erhöhter Komplexität, Zeitplanverlängerungen und Budgetüberschreitungen führen. Im Folgenden finden Sie effektive Möglichkeiten, um die schleichende Ausweitung des Umfangs zu kontrollieren:

• Führen Sie Änderungskontrollprozesse ein, um Änderungen des Projektumfangs effektiv zu bewerten, zu genehmigen und zu verwalten.
• Bewerten Sie Änderungen an Projektzeitplänen, Ressourcen und Budget.
• Priorisieren Sie Änderungen nach ihrer Bedeutung für die Projektziele.

Technische Probleme

Um Probleme zu vermeiden und anzugehen, sollte Ihr Team:

• Eine Beziehung zu Ihrem LIMS-Anbieter aufbauen, bevor Sie Unterstützung benötigen. Dies kann mit schneller Hilfe bei der Diagnose und Lösung zukünftiger Probleme helfen.
• Nehmen Sie an Kundenkonferenzen teil. Die jährliche CTEC-Konferenz von LabVantage bietet Kunden die Möglichkeit, Beziehungen zu Support-Mitarbeitern aufzubauen und sich in neuen Funktionen schulen zu lassen.

Probleme mit dem Lieferanten-Support

Ein häufiges Problem bei der Implementierung von LIMS ist der eingeschränkte oder ineffektive Support durch Ihren LIMS-Anbieter. Verzögerungen in der Reaktionszeit führen zu Frustration und ungelösten Problemen. Dinge, die Sie tun können.

• Seien Sie proaktiv: Bauen Sie eine starke Beziehung zum Anbieter auf und bitten Sie einen festen Ansprechpartner aus dem Support-Team, mit Ihrem Implementierungsteam zusammenzuarbeiten.
• Sichern Sie sich die Zustimmung: zu Zeitplänen und Ergebnissen, um das Engagement der Anbieter für eine schnelle Lösung von Problemen zu erhöhen.
• Dokumentieren Sie die Kommunikation: mit Ihrem Lieferanten und verfolgen Sie den Fortschritt der Problemlösung.

Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften

LIMS-Software ist an und für sich nicht konform mit regulatorischen Standards. Die Einhaltung von Vorschriften hängt davon ab, wie der Käufer der Software diese nutzt, wodurch die einschlägigen Bestimmungen bestimmt werden. Die Einhaltung der Vorschriften ist ein kontinuierlicher Prozess während der Implementierung und der laufenden Nutzung. Seien Sie proaktiv, indem Sie lernen, welche Anforderungen zu beachten sind. Halten Sie die Anforderungen ein und dokumentieren Sie Ihre Praktiken sorgfältig.

Dies ist eine vielfältige Liste von Problemen mit einem gemeinsamen Nenner - Kommunikation. Wenn alle wichtigen Akteure miteinander über Änderungen und Probleme mit dem Projekt kommunizieren, erhöht dies die Chancen auf eine reibungslose Umsetzung. Es klingt einfach, war aber in der Vergangenheit eine Herausforderung. Die Einführung von Kommunikationsprotokollen und -werkzeugen sowie die Förderung von Offenheit und Transparenz werden helfen.

Einzigartige Probleme angehen

LIMS wird oft so konfiguriert, dass es den spezifischen Anforderungen Ihres Labors entspricht. Dies kann dazu führen, dass Sie auf einzigartige Probleme stoßen, die oben nicht aufgeführt sind.

Dieser Abschnitt bietet einen strukturierten Behebungsplan für das interne Team Ihrer Organisation und das Team des Anbieters, der bei der Behebung einzigartiger und häufiger Probleme verwendet werden kann.

1. Problemidentifikation und Folgenabschätzung: Identifizieren und definieren Sie das einzigartige Problem klar. Sammeln Sie relevante Daten, einschließlich betroffener Systeme oder Prozesse und des relevanten Kontexts. Bewerten Sie potenzielle Risiken, Produktivitätsverluste und Auswirkungen auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und priorisieren Sie die zu lösenden Probleme.
2. Ursachenanalyse: Verwenden Sie Techniken wie die 5 Warums , um die Ursache Ihres Problems zu ermitteln. Beziehen Sie bei Bedarf relevante Interessengruppen, Fachexperten und technische Ressourcen ein. Im Folgenden finden Sie die Schritte einer Ursachenanalyse.
3. Entwickeln und priorisieren Sie Abhilfeoptionen: Brainstormen und priorisieren Sie potenzielle Lösungen oder Korrekturmaßnahmen, um die Ursache (oder Ursachen) des Problems zu beheben. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Machbarkeit, Kosteneffizienz und Auswirkungen auf bestehende Systeme oder Prozesse. Bewerten Sie jede Option und wählen Sie die am besten geeignete Lösung oder Lösungen aus.
4. Erstellen Sie einen detaillierten Aktionsplan: Weisen Sie die Verantwortlichkeiten für jeden Aktionspunkt Einzelpersonen oder Teams zu und legen Sie klare Zeitpläne und Fristen für die Fertigstellung fest.
5. Ressourcen zuweisen: Identifizieren und weisen Sie die benötigten Ressourcen zu, einschließlich Personal, Fachwissen, Tools und Technologie.
6. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team: Kommunizieren Sie den Plan klar an die Betroffenen. Geben Sie Aktualisierungen zum Status des Problems, zu den vorgeschlagenen Abhilfemaßnahmen und zum erwarteten Zeitplan für die Lösung an. Sprechen Sie alle Bedenken oder Fragen an, die Teammitglieder haben könnten.
7. Implementieren Sie den Korrekturplan: Führen Sie den Plan gemäß dem festgelegten Zeitplan und den Aktionsschritten aus. Überwachen Sie den Fortschritt genau und gehen Sie alle Hindernisse oder Herausforderungen an, die während der Implementierung auftreten. Halten Sie die betroffenen Personen über den Fortschritt und alle Änderungen am Plan auf dem Laufenden.
8. Testen/Validieren/Überwachen: Testen Sie die implementierten Lösungen, um sicherzustellen, dass sie das Problem ohne unbeabsichtigte Folgen lösen. Überwachen und verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren, um den Fortschritt zu messen und sicherzustellen, dass das Problem behoben ist. Setzen Sie sich mit den betroffenen Personen in Verbindung, um ihre Zufriedenheit sicherzustellen und alle verbleibenden Bedenken auszuräumen.
9. Dokument & Überprüfung: Dokumentieren Sie alle Maßnahmen, die während des Behebungsprozesses ergriffen wurden, einschließlich Problemidentifizierung, Ursachenanalyse, Abhilfemaßnahmen und Ergebnisse. Überprüfen Sie die Wirksamkeit des Korrekturplans in regelmäßigen Abständen und passen Sie ihn bei Bedarf an.

Wie man eine Ursachenanalyse durchführt (wie in #2 oben erwähnt)

Die Identifizierung der Grundursache(n) des Problems ist für effektive Lösungen des Problems unerlässlich.

1. Definieren Sie das Problem: Formulieren Sie klar und deutlich das Problem, das Sie untersuchen wollen. Seien Sie spezifisch in Bezug auf die Symptome, Auswirkungen und jeden relevanten Kontext, z. B. "Handelt es sich um ein vorgelagertes Problem?"
2. Sammeln Sie Informationen: Sammeln Sie Daten im Zusammenhang mit dem Problem. Dazu können Vorfallberichte, Protokolle, Dokumentationen, Interviews mit Stakeholdern und Beobachtungen des Problems in Aktion gehören.
3. Mögliche Ursachen identifizieren und eingrenzen: Überlegen Sie sich mögliche Faktoren, die zu dem Problem beigetragen haben könnten. Verwenden Sie Techniken wie die visuelle Ursache-Wirkungs-Analyse, um verschiedene Aspekte und Perspektiven des Problems zu untersuchen.
4. Untersuchung & Validierung der Ursachen: Gehen Sie jeder potenziellen Ursache auf den Grund, um die zugrunde liegende(n) Ursache(n) zu ermitteln. Fragen Sie wiederholt nach dem "Warum", um tiefere Schichten der Kausalität aufzudecken, bis Sie die Ursache erreicht haben. Wenden Sie sich an Ihre Fachexperten oder Stakeholder, um Ihre Ergebnisse zu bestätigen.
5. Entwickeln und Implementieren von Lösungen: Erarbeiten und bewerten Sie mögliche Lösungen oder Korrekturmaßnahmen. Berücksichtigen Sie die Machbarkeit, Wirksamkeit und mögliche unbeabsichtigte Folgen. Implementieren und bewerten.
6. Überwachen & Auswerten: Kontrollieren Sie die Wirksamkeit Ihrer implantierten Lösungen im Laufe der Zeit. Überwachen Sie wichtige Leistungsindikatoren, um zu beurteilen, ob das Problem effektiv gelöst wurde.
7. Dokumentieren & Kommunizieren der Ergebnisse: Teilen Sie die Ergebnisse Ihrer Ursachenanalyse und Implementierungsergebnisse mit relevanten Stakeholdern, einschließlich der beteiligten und betroffenen Benutzer. Sorgen Sie für eine klare und transparente Kommunikation.
8. Wiederholen & Lernen: Führen Sie eine Überprüfung nach der Analyse durch, um die gewonnenen Erkenntnisse zu ermitteln. Nutzen Sie dieses Feedback, um zukünftige Problemlösungen zu verbessern und zu verhindern, dass sich ähnliche Probleme wiederholen.

Fehlerbehebung mit Zuversicht

Ganz gleich, ob Sie ein häufiges Problem haben, mit einer einzigartigen Herausforderung zu kämpfen haben oder Schwierigkeiten haben, die Ursache zu identifizieren, dieser umfassende Leitfaden hilft Ihnen, Probleme bei der LIMS-Implementierung effektiv zu bewältigen.

Benötigen Sie fachkundige Beratung oder Unterstützung? Wir sind für Sie da, wenn Sie uns brauchen.