(oder warum Sie eine LIMS-Anforderungs-Scorecard benötigen)

Die meisten Laborleiter und Wissenschaftler verstehen, warum sie ein LIMS benötigen. Weniger offensichtlich ist für sie jedoch, wie sie bei der Identifizierung einer Auswahlliste, der Überprüfung von Plattformen und der Auswahl eines LIMS vorgehen sollen.

Wir haben uns mit einer unserer Kundinnen getroffen und sie gebeten, uns den Prozess zu erklären, den sie bei der Bewertung von LIMS-Anbieteroptionen verwendet hat. Die Leitung eines industriellen Chemieherstellers mit 200+ Standorten weltweit beauftragte sie, das Unternehmen durch den Akquisitionsentscheidungs- und Veränderungsprozess zu führen, um eine neue Informatikplattform zu schaffen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sie den LIMS-Auswahlprozess für mehrere Labore auf mehreren Kontinenten mit zahlreichen Beteiligten und wenigen standardisierten Workflows oder Praktiken erfolgreich durchgeführt hat.

***

Was Sie für die Auswahl eines LIMS benötigen

Sie möchten ein LIMS kaufen? Erstellen Sie eine Anforderungscheckliste oder Scorecard.

Sind Sie gerade dabei, ein LIMS zu kaufen? Verwenden Sie eine Anforderungscheckliste oder eine Scorecard.

Evaluieren Sie verschiedene LIMS-Anbieter? Erstellen Sie eine Anforderungscheckliste oder Scorecard.

An diesem Punkt sollten Sie ein Muster erkennen.

LIMS-Anforderungschecklisten sind ein Muss für Laborteams, die ein Upgrade durchführen oder sich für ein neues LIMS entscheiden möchten. Während einige Aspekte des Entscheidungsprozesses subjektiv sein mögen, haben wir festgestellt, dass vieles davon objektiv ist – und potenziell quantifizierbar oder „bewertbar“.

Bevor Sie also weiterlesen, denken Sie an diese wichtige Erkenntnis: Sie benötigen eine LIMS-Anforderungscheckliste.

Globale Marke, lokale Wissenschaft

Mein Arbeitgeber war ein großer Chemielieferant. Er belieferte Fluggesellschaften, die Luft- und Raumfahrt, die Automobilindustrie und viele andere Branchen und erzielte einen Jahresumsatz von etwa 20 Milliarden US-Dollar. Wir hatten auf der ganzen Welt verteilten Labore. Einige waren auf Forschung und Entwicklung ausgerichtet, während andere mit verschiedenen Produktionsstätten verbunden waren – einschließlich Qualitätslabors.

Ich hatte das Problem der Einschränkungen in unseren Datenerfassungspraktiken angesprochen (zu denen auch ein altes LIMS gehörte, das etwa zur gleichen Zeit veröffentlicht wurde, als Zurück in die Zukunft zum ersten Mal in die Kinos kam). Da die Pandemie die Pläne, einen dedizierten Change Manager für den Prozess einzustellen, zunichte gemacht hatte, wurde ich gebeten, das Projekt zu leiten. Obwohl ich zuvor LIMS-Demos evaluiert hatte, hatte ich noch nie einen Auswahlprozess von Anfang bis Ende geleitet.

Vereinheitlichung der wissenschaftlichen Dokumentation

Was die Datenerfassung betraf, waren wir ein Unternehmen, das auf allem basierte. Einige Labore hatten physische Notizbücher. Andere verwendeten Tabellenkalkulationen. Es gab unterschiedliche Präferenzen unter den Wissenschaftlern, so dass mitunter zwei Personen in einem Labor Seite an Seite Dinge auf sehr unterschiedliche Weise aufzeichneten. Als wir auf ein LIMS umstiegen, wechselten wir nicht nur von einer veralteten Methodik zu einer neuen. Wir wechselten gewissermaßen von jeder Methode zu einer einzigen Methode.

Ziel war es, die Daten zu zentralisieren und sie verwert- und wiederverwendbar zu machen, während die Labore für die Zukunft gerüstet sind – einschließlich des Einsatzes von KI oder maschinellem Lernen zur weiteren Automatisierung von Aufgaben. Aber in diesem frühen Stadium war die Datenzentralisierung Priorität Nummer eins – wir wollten (und mussten) eine einzige Informationsquelle schaffen.

Abstimmung der Interessenvertreter bei der Datenzentralisierung

Nachdem ich mit der Leitung der neuen LIMS-Akquisition beauftragt war, traf ich mich mit so vielen Laborleitern, IT-Teammitgliedern und wichtigen Entscheidungsträgern wie möglich. Aber vielleicht noch wichtiger war, dass ich mich auch mit Wissenschaftlern und Labortechnikern traf – den Leuten, die mit dem LIMS und dem ELN interagieren würden. Sie waren die kritischen täglichen Benutzer, daher musste sich die Plattform an ihren Bedürfnissen ausrichten und ihre Bedenken beantworten.

Das Verständnis dieser Bedürfnisse und Bedenken ermöglichte die Erstellung einer detaillierten Anforderungs-Scorecard, die unsere kollektiven Bedürfnisse, Wünsche und No-Gos berücksichtigte.

Das war unsere erste Herausforderung, da es – wie ich oben erwähnt habe – kein einziges, einheitliches „Bedürfnis“ gab. Selbst unter den Wissenschaftlern, die gängige Methoden – Tabellenkalkulationen zum Beispiel – verwendeten, war die Datenerhebung manchmal von Person zu Person völlig unterschiedlich ... auch innerhalb desselben Labors oder Teams.

So fand ich beispielsweise einen einzigen Datenpunkt, der an 14 verschiedenen Orten gespeichert war. Was glauben Sie, wie hoch sind die Chancen, dass beim Aktualisieren aller Datenpunkte dieser eine Datenpunkt an allen 14 Stellen aktualisiert worden wäre? Dieses eine Beispiel machte dem Managementteam klar, dass wir eine zentrale Informationsquelle, eine Single Source of Truth (SSOT) brauchten – eine Datenzentralisierung.

Mehr Wissenschaft, bitte!

Einige der größten Widerstände gegen das LIMS-Projekt kamen, zumindest anfangs, von denen, die am meisten davon profitiert hätten: Forscher und Arbeiter am Labortisch. Es bestand die Befürchtung, dass die Automatisierung – zum Beispiel von Berichten – Entlassungen und Personalabbau bedeuten würde. Wenn eine Aufgabe plötzlich keine fünf Stunden mehr in Anspruch nehmen würde, was würden sie dann tun?

In einigen Organisationen mag dies eine berechtigte Sorge gewesen sein. Unsere Führung fand jedoch klare Worte: Gebt uns mehr Wissenschaft! Sie wollte nicht, dass Teams Zeit damit verschwenden, Experimente zu wiederholen, die in der Vergangenheit fehlgeschlagen waren, weil die Excel-Daten auf dem Desktop einer anderen Person gesperrt und nicht verfügbar waren. Sie wollten mehr tun können: aus Fehlern zu lernen, um Produkte voranzubringen, mehr Projekte zu starten, mehr Forschung zu betreiben und mehr Ressourcen zu erhalten, um die Markteinführung zu beschleunigen.

Sammeln von Informationen und Zustimmung für ein LIMS

Die Zustimmung und die Überwindung von Bedenken (z. B. Personalabbau) ist ein großer Teil eines LIMS-Änderungsmanagements, und der Überbringer der Botschaft ist ebenso wichtig wie die Botschaft selbst. Als IT-Projektmanager hat es weitaus weniger Auswirkungen, einem Wissenschaftler zu sagen, er solle ein bestimmtes neues System verwenden, als wenn er es intern von Kollegen in seinen jeweiligen Geschäftsbereichen hört. Der Austausch von Business Cases und die Untersuchung des Was und Warum der Bedürfnisse dieser Mitarbeiter ist viel effektiver, wenn sie interne Unterstützung wahrnehmen.

Wenn Sie Wissenschaftler bitten, ihre Arbeitsweise zu ändern – und wie sie ihre Arbeit dokumentieren – gibt es eine Vielzahl von Ansätzen, um die richtigen Informationen von ihnen zu erhalten.

Wir verwendeten Fokusgruppeninterviews, in denen die gleichen Fragen an verschiedene Zielgruppen gestellt wurden. Dies umfasste alle, von der Geschäftsleitung über Laborleiter und -direktoren bis hin zu Gruppenleitern, Doktoranden, Chemikern und Labortechnikern.

Die Schwierigkeit bestand darin, wie oben erwähnt, die Zustimmung der umfassenden Liste der Interessengruppen zu einem einzigen, einheitlichen Ansatz zu erhalten, der für alle machbar und effektiv sein würde.

Wir führten Voice of the Customer-Workshops durch, in denen wir Gruppen von Personen in den gleichen Positionen, aber aus verschiedenen Abteilungen und Standorten zusammenbrachten. Wir stellten Fragen und gaben ihnen einen definierten Zeitrahmen, in dem sie die Antworten aufschreiben sollten. Diese Antworten wurden dann auf einem Bildschirm angezeigt und die Gruppe stimmte darüber ab. Interessanterweise stimmten die meisten Leute nicht für ihre eigene Antwort, sondern bauten aufeinander auf und konnten in einem LIMS herausfiltern, was sie wirklich brauchten – und unserem Team die nötigen Informationen geben, um eine Plattform auszuloten.

Als eine der wertvollsten Erkenntnisse aus diesem Prozess haben wir gelernt, dass dem Team, das für den Prozess verantwortlich ist, auch Personen angehören sollten, die das LIMS tatsächlich benutzen werden. Andere Wissenschaftler und Laborarbeiter, die das System verwenden werden, sehen solche Menschern als Fürsprecher („Suzie drüben in der Qualitätssicherung hat bei der Auswahl des Systems geholfen, und sie ist wirklich gut, also muss das die beste Lösung sein“), und es trägt viel dazu bei, Widerstände zu überwinden.

Aus all diesen Interaktionen mit Interessenvertretern habe ich unsere Scorecard für die LIMS-Anforderungscheckliste erstellt.

Eingrenzen des LIMS-Anbieterfelds

Wir haben uns auf eine Auswahlliste potenzieller LIMS beschränkt, indem wir eine grundlegende Checkliste mit Anforderungen erstellt haben.

Zu unseren wichtigsten Anforderungen gehörte ein integriertes ELN, das sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten verarbeiten und Projekte, Tests oder Daten nahtlos an eine andere Abteilung übertragen konnte. Wir wollten vermeiden, dass sich jemand in ein anderes System einloggen muss, um beispielsweise eine Anfrage an die analytische Abteilung zu senden. Und da dies ein so wichtiges Bedürfnis in unserem gesamten Unternehmen war, diente es als eines der besten Kriterien, um unsere umfangreiche Liste von LIMS-Anbietern auf fünf einzugrenzen.

Verwenden eines Bewertungsbogens zur Bewertung der übrig gebliebenen fünf LIMS-Plattformen

Anhand der in den Anforderungssitzungen im gesamten Unternehmen ermittelten Probleme erstellte ich eine Tabelle mit unseren Anforderungen, die dann bewertet wurden.

Unsere Scorecard funktionierte nach einem 3-Punkte-System - mit einem Wert von 0 (nein/schlecht), 1 (neutral) oder 2 (ja/gut).

Wenn das potenzielle LIMS keine Funktionalität hatte, erhielt es eine Punktzahl von Null. Wenn es die Funktionalität besaß, aber nicht wirklich das war, wonach wir gesucht hatten, aber wir es wahrscheinlich zum Laufen bringen konnten, erhielt es eine Punktzahl von Eins. Systeme, die die Funktionalität out of the box genau so boten, wie wir sie wollten, erhielten eine volle Punktzahl (Zwei).

Anfangs dachten wir, dass sich subjektive Kriterien als problematisch erweisen könnten, aber es gab nur wenige wirklich subjektive Entscheidungen. Die Benutzeroberfläche kann wohl subjektiv sein – aber wir haben sie unter dem Gesichtspunkt der Effizienz/des Workflows betrachtet, um sie als Ranking-Faktor quantifizieren zu können. Einige der Beispielkriterien waren:

• Benutzererfahrung und Benutzeroberfläche
  Wie viele Klicks sind erforderlich, um eine Aufgabe zu erledigen? War die Plattform gut organisiert?

• Konfigurierbarkeit
  Könnten wir interne Self-Service-Konfigurationen durchführen?

• Erweiterbarkeit und Integration
  Lässt es sich leicht in andere Instrumente oder Softwareplattformen wie SAP integrieren?

• Kundensupport
  War der Support regional oder global? War er mehrsprachig?

• Benutzerschulung
  Wie viele Kurse waren verfügbar? Wie oft und wo wurden sie angeboten?

• Funktionen
  Welche zusätzlichen Funktionen sind im Rahmen des LIMS verfügbar – SDMS, ELN, LES, Verwaltung des Chemikalienbestands, Exportkontrolldaten, externe Portale, Geräteanbindung, Sicherheit usw.?

• Implementierung
  Könnten wir Workflows, Berichte, Etiketten usw. anpassen und dabei einen realistischen Zeitplan für die Implementierung einhalten?

• Projektmanagement
  Hat der Anbieter einen Projektmanager zur Verfügung gestellt?
• Verbesserungen
  Gibt es Upgrades, die in Zukunft in Betracht gezogen werden können, und wie hoch waren die Kosten?

• Infrastruktur
  Welches Setup ist verfügbar – On-Premise, Cloud, SaaS? Welche Serverarchitektur wird benötigt? Besteht die Möglichkeit, in Zukunft von On-Premise in die Cloud zu migrieren?
• Lizenzen und Serviceverträge
  Welche Dienste sind verfügbar, wie viel kosten Lizenzen?

Am Ende des Prozesses hatten wir einen klaren Gewinner: Wir haben uns für LabVantage LIMS entschieden und es erfolgreich implementiert.

Zwei abschließende LIMS-Auswahlempfehlungen

Die Verwendung einer Anforderungs-Scorecard trug dazu bei, gleiche Wettbewerbsbedingungen zu schaffen und eine datengesteuerte Entscheidungsfindung in unserem Auswahlprozess zu ermöglichen. Aber es gab zwei weitere Erkenntnisse aus unserem Auswahl- und Implementierungsprozess, die erwähnenswert sind:

1. Auf der LIMS-Auswahlseite liegt der Schwerpunkt in der Regel darauf, die Zustimmung auf den höchsten Ebenen einer Organisation zu erhalten – und ja, das ist wichtig, da sie die Geldbörse kontrollieren und die Go/No-Go-Aufsicht über Projekte durchführen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Ihr Prozess mit den Wissenschaftlern und Technikern zusammenarbeitet, die tatsächlich mit dem LIMS arbeiten werden. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte System auf ihre Bedürfnisse eingeht, ist der Schlüssel zu ihrer Unterstützung ... und letztendlich zum Projekterfolg.
2. Nehmen Sie sich vor der LIMS-Implementierung genügend Zeit, um Ihre Stammdaten und Workflows zu standardisieren. In unserem Fall summierten sich die „kleinen Dinge“. Die Standardisierung der Namenskonventionen für chemische Inventare erforderte beispielsweise das Sortieren von Zehntausenden von Datenzeilen Zeile für Zeile. Nehmen wir eine bestimmte Chemikalie: Einige Wissenschaftler bezeichnen sie als „Ethanol“, andere als „Ethylalkohol“ und wieder andere als „ETOH“. Ein weiteres typisches Beispiel: Wissenschaftler in einem Labor maßen Experimente auf der Grundlage von Milligramm pro Deziliter, während ihre Partner in einem anderen Labor Gramm pro Liter maßen, was zu Daten führte, die nicht standardisiert waren.